Je bestseller staat op nul. Een klant plaatst een bestelling, maar het product is al twee dagen uitverkocht. Je wist het niet — Lightspeed heeft geen melding gestuurd, en je had geen tijd om de voorraadpagina te checken.
Dit scenario speelt zich elke week af bij tientallen webshops in Nederland en België. Niet omdat die eigenaren slordig zijn, maar omdat stockouts voorkomen een systeem vraagt dat de meeste webshops niet hebben.
Het goede nieuws: de aanpak is niet ingewikkeld. Je hebt twee getallen nodig per product, één formule, en een manier om die berekening automatisch bij te houden.
De basisformule die elke merchant moet kennen
Stockouts voorkomen begint met één simpele berekening:
Resterende voorraaddagen = huidige voorraad ÷ gemiddelde dagsales
Neem als voorbeeld een modeshop die een populaire spijkerbroek verkoopt. De huidige voorraad is 18 stuks. In de afgelopen 28 dagen zijn er 56 stuks verkocht — dat is 2 per dag gemiddeld. Resterende voorraaddagen: 18 ÷ 2 = 9 dagen.
Negen dagen klinkt als genoeg. Maar als je levertijd 14 dagen is, had je gisteren al moeten bijbestellen.
Dit is precies waar het misgaat. Merchants zien "18 stuks" en denken dat het wel goed zit. De combinatie van verkoopsnelheid én levertijd ontbreekt.
Waarom handmatig bijhouden faalt na 50 SKUs
Een spreadsheet werkt prima met 20 producten. Met 200 begint het te wringen. Met 500 of meer is het onhoudbaar.
Het probleem is niet discipline — het is tijd. Elke week voorraad en verkoopsnelheid per product combineren kost uren. Die uren heb je niet. Dus doe je het niet consequent, of je doet het alleen voor je topproducten — en mist een opkomende bestseller die in drie weken van nul naar hard lopend gaat.
Er is nog een tweede probleem: de data in Lightspeed staat niet in het format dat je nodig hebt. Je ziet de huidige voorraad, en je ziet orderhistorie. Maar de combinatie — hoeveel dagen heb ik nog, op basis van hoe snel dit nu verkoopt — moet je zelf berekenen. Per product. Elke keer opnieuw.
Het seizoenseffect onderschat vrijwel iedereen
Stel je voor dat je een sportwinkel runt. Je data laat zien dat een hardloopschoen gemiddeld 1,4 exemplaren per dag verkoopt. Op basis van 14 stuks in voorraad heb je dus 10 dagen.
Maar het is april. Vorig jaar verkocht datzelfde model in april 2,8 exemplaren per dag — precies het dubbele — omdat het hardloopseizoen begint. Je werkelijke resterende voorraad is geen 10 dagen, maar 5.
De meeste webshops hebben hier geen zicht op. Het vergelijken van het huidige tempo met dezelfde periode vorig jaar is handmatig bijna niet te doen. Het resultaat: je loopt stockout precies op het moment dat de vraag het hoogst is.
Een werkbare aanpak voor Lightspeed-merchants
Je kunt de stockout-berekening handmatig doen voor je top 10 producten. Dat is al beter dan niets. Zo pak je het aan:
- Exporteer je verkoopdata uit Lightspeed voor de afgelopen 28 dagen per product.
- Bereken de dagsales door het totaal te delen door 28.
- Haal de huidige voorraad op per product.
- Deel voorraad door dagsales — dit geeft je resterende voorraaddagen.
- Vergelijk met je levertijd. Alles onder levertijd + 3 dagen buffer is een actie-item.
Het nadeel van deze aanpak: het is statisch. Je doet het eenmalig, en morgen zijn de getallen alweer anders. Voor structureel stockoutbeheer heb je een systeem nodig dat dit continu herberekent — en je alleen waarschuwt als actie nodig is.
Wat een goede drempelwaarde is
Niet elke webshop heeft dezelfde levertijden. Een merchant die uit China importeert heeft andere parameters dan iemand die uit een Europees magazijn bestelt.
Een praktische vuistregel:
- Levertijd 3–5 dagen: alert bij minder dan 10 voorraaddagen
- Levertijd 7–14 dagen: alert bij minder dan 21 voorraaddagen
- Levertijd 14–30 dagen: alert bij minder dan 45 voorraaddagen
Het instellen van drempelwaarden per product is werk dat je eenmalig doet. Daarna handelt je alleen als een alert binnenkomt — in plaats van elke week zelf alle producten langs te gaan.
De echte kosten van een stockout
Een stockout is nooit alleen de directe gemiste verkoop. Er zijn drie kostenposten die merchants onderschatten.
Directe omzetderving: een product dat twee weken niet beschikbaar is, mist alle verkopen in die periode. Voor een hardloper van €840 per week is dat al snel €1.680.
Zoekrangschikking: als jouw product uitverkocht is en een concurrent het wel heeft, vertrekken bezoekers sneller. Zoekmachines registreren dat — met lagere rankings als gevolg. Dat zie je weken later terug.
Klantvertrouwen: een klant die een product niet kan bestellen, koopt het ergens anders. De kans dat hij terugkomt is kleiner dan je denkt.
De combinatie maakt stockouts kostbaarder dan het directe omzetverlies suggereert.
De eerste stap die je vandaag kunt zetten
Begin met je top 20 hardlopers. Bereken voor elk product de resterende voorraaddagen op basis van de verkoopsnelheid van de afgelopen vier weken. Sorteer van laag naar hoog.
Alles onder je levertijd + 7 dagen is een actie-item voor deze week. Doe dit elke maandag opnieuw.
Het kost je in het begin 30–45 minuten. Na een paar weken merk je patronen — en merk je ook waar de handmatige aanpak zijn grenzen bereikt.